「担当者不在だと返事が数日遅れる…」
属人化していた対応業務をシステム化し
事務作業を劇的に短縮。
マネジメントグループ株式会社 マンスリー事業部 木村 様
マネジメントグループ株式会社 様
導入の背景
マネジメントグループ株式会社様（所在地（本社）：山口県山口市白石１－６－２８、代表取締役：重見 秀和氏）は、株式会社レントライフ（本社：長野県長野市栗田2007、代表取締役会長：浅川 透）の提供する『ジャパンマンスリ―システム（マンスリ―事業DX化 一元管理システム）』を活用し、マンスリーマンション事業効率化と生産性の向上、多角的展開を目的とした新たな運用を開始し、現在は山口県を中心にマンスリー物件運用室数約50～100室の規模まで事業を成長させております。
これまで契約書作成や請求書発行といった膨大な事務作業に追われる日々でしたが、特に課題となっていたのが「担当者が不在だと、返事が来るまでに何日も日数を要してしまう」という点でした。事業拡大に伴い、事務作業の効率化と属人化の解消を目指して『ジャパンマンスリ―システム』の導入をご決断いただきました。
導入ストーリー
※本記事は実際に弊社システムをご利用頂いた体験談とご感想を元に記載しています。
Q. 導入前は、どのような課題を抱えていましたか？
マンスリー事業の運営において、特に困っていたことや解決したかった業務課題について教えてください。
A. 契約書などの事務作業の膨大さと、「担当者不在時の遅れ」です。
一番の課題は、契約書や請求書の発行といった日々の事務作業が非常に膨大だったことです。
特に困っていたのは、「担当者が不在だと返事が来るまでに何日も日数を要してしまう」という点です。お客様をお待たせしてしまうだけでなく、業務が特定の人に依存してしまっている状況を改善したいと考えていました。
Q. 導入後、どのような効果を実感されていますか？
事務作業の負担軽減や、課題とされていた対応スピードの面で変化はありましたでしょうか。
A. 事務作業の時間が短縮され、業務効率が格段に上がりました。
システム導入によって、手作業で時間をかけていた業務が自動化・効率化されました。具体的には以下の効果を実感しています。
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事務作業の短縮：
膨大だった書類作成などの手間が省け、全体の業務時間が大幅に短縮されました。 -
属人化の解消：
システム上で情報が共有されるため、特定の担当者不在時でもスムーズな対応が可能になりました。
Q. システムを使ってみて、「ここが助かっている」というポイントはありますか？
機能面だけでなく、運用面で特に便利だと感じている点があれば教えてください。
A. 「契約書をお客様に送付する作業」がとにかく簡単になりました。
以前は作成から送付までに手間取っていた契約書をお客様へ送る作業が、システムを使うことで非常に簡単かつスムーズになりました。
この部分が効率化されたことで、お客様をお待たせすることも減り、現場として一番助かっているポイントです。
Q. 最後に、導入を検討中の方へ一言メッセージをお願いします！
A. 事務作業が楽になるため、拠点が増える前に導入をおすすめします。
マネージメントグループ様、貴重なお話をありがとうございました！
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